Wie nutzen mehrere Personen eine WhatsApp-Business-Nummer?
Mehrere Personen können eine WhatsApp-Business-Nummer auf zwei Wegen nutzen. Die WhatsApp Business App erlaubt neben dem Telefon bis zu vier verknüpfte Geräte, mit einem Abo von Meta Verified Business Plus zehn. Für ein Team, das im CRM arbeitet, verbinden Sie die Nummer einmal mit dem CRM: Mit WASync antwortet jede Person, der Sie es erlauben, aus Bitrix24 oder Pipedrive, die Zahl der Nutzer ist nicht begrenzt, und der Preis gilt pro Nummer.
Die zwei Wege im Vergleich
| Verknüpfte Geräte in der WhatsApp Business App | Die Nummer mit WASync im CRM | |
|---|---|---|
| Wie viele Personen | Das Telefon und 4 verknüpfte Geräte; 10 mit Meta Verified Business Plus | Keine Begrenzung der Nutzer |
| Wo die Unterhaltung liegt | In der App, auf jedem Gerät | Am Lead, Deal oder Kontakt im CRM und in einem gemeinsamen Posteingang |
| Wer was sieht | Jede Person an einem verknüpften Gerät sieht alle Chats | Sie legen es pro Person fest: welche Nummern, alle Chats, die der Abteilung oder nur die eigenen Datensätze |
| Wer geantwortet hat | Gerätenamen und Chat-Zuweisung in der App | Der Name der Kollegin oder des Kollegen an jeder gesendeten Nachricht, in der CRM-Timeline |
| Neue Chats | Von Hand zugewiesen, Chat für Chat | Eine Regel: eine feste Person oder Rotation unter den ausgewählten Personen |
| Wenn jemand geht | Gerät trennen | Zugriff im CRM entziehen; der Verlauf bleibt an den Datensätzen |
| Kosten | Kostenlos; Meta Verified ist ein kostenpflichtiges Abo | 19 $ pro Monat für eine per QR-Code gekoppelte Nummer, 29 $ für eine Nummer der WhatsApp Business API, beliebig viele Nutzer |
Die Grenzen der App sind die von WhatsApp selbst, beschrieben im Hilfebereich von WhatsApp (faq.whatsapp.com) zu verknüpften Geräten und zu Multi-Agent.
So funktioniert die gemeinsame Nummer im CRM
- Nummer einmal verbinden. Entweder koppeln Sie die WhatsApp Business App per QR-Code, so wie WhatsApp Web, oder Sie verbinden eine Nummer der WhatsApp Business API. Eine QR-Kopplung belegt einen der Plätze für verknüpfte Geräte; das Telefon funktioniert wie vorher.
- Zugriff vergeben. In Bitrix24 öffnen Sie Verbindungen → Mitarbeiter und legen fest, wer die Nummer nutzen darf. Wer keinen Zugriff hat, sieht „Kein Zugriff“. Bitrix24-Administratoren sehen jede Nummer.
- Alle antworten dort, wo sie ohnehin arbeiten. Im WhatsApp-Tab eines Leads, Deals oder Kontakts, im Open Channel oder in WASync Chat, einem gemeinsamen Posteingang mit allen Unterhaltungen der Nummern, die eine Person nutzen darf.
- Der Kunde sieht eine Nummer. Egal wer antwortet, die Nachricht kommt von der Firmennummer, und die Unterhaltung bleibt am CRM-Datensatz, wenn eine Kollegin oder ein Kollege übernimmt.
Festlegen, wer sieht und wer antwortet
Diese Einstellungen gelten pro Person, auf der Seite Mitarbeiter und in den Chat-Regeln:
- Welche Nummern. Der Vertrieb kann eine Nummer haben, der Support eine andere; eine Person kann eine Hauptnummer haben, die Automatisierungen für ihre Leads und Deals verwenden.
- Welche Chats. Alle Chats, die Chats der eigenen Abteilung oder Nur meine Datensätze: nur Unterhaltungen, für deren Lead, Deal oder Kontakt die Person verantwortlich ist.
- Lesen ohne zu antworten. Schalten Sie Darf antworten aus, zum Beispiel für eine Führungskraft, die die Qualität prüft, oder für die Buchhaltung. Die Person liest und schreibt interne Notizen, das Nachrichtenfeld ist geschlossen.
- Mitlesen ohne Zuweisung. Schalten Sie Erhält Unterhaltungen aus für Personen, die die Chats sehen, aber nie einen neuen bekommen sollen.
- Wer einen neuen Chat bekommt. Die Regel „Neue Chats von unbekannten Nummern“ gibt ihn einer festen Person oder verteilt ihn reihum an die ausgewählten Personen.
Die Einstellungen pro Person gehören zur WASync-App für Bitrix24. In Pipedrive erscheint die gemeinsame Nummer auf dieselbe Weise an Deals und Kontakten; siehe WhatsApp für Pipedrive.
Welche Verbindung für ein Team passt
- Eine per QR-Code gekoppelte Nummer passt zu einem Team, das vor allem Personen antwortet, die zuerst schreiben. Die Nummer bleibt in der App auf dem Telefon, und Meta berechnet keine Gebühr pro Nachricht.
- Eine Nummer der WhatsApp Business API passt zu einem Team, das auch selbst Unterhaltungen beginnt: Erinnerungen, Nachfassen nach 24 Stunden und Kampagnen gehen als freigegebene Vorlagen hinaus, und Meta berechnet pro Nachricht. Mit Koexistenz kann die Nummer zusätzlich in der WhatsApp Business App bleiben.
Die Unterschiede stehen in QR oder WhatsApp Business API, die Preise von Meta pro Land in Kosten der WhatsApp Business API.
Häufige Fragen
Wie viele Nutzer können eine WhatsApp-Business-Nummer teilen?
In der WhatsApp Business App das Telefon und vier verknüpfte Geräte, mit Meta Verified Business Plus zehn verknüpfte Geräte. Ist die Nummer über WASync mit einem CRM verbunden, gibt es keine Nutzergrenze, weil das Team aus dem CRM antwortet und nicht von verknüpften Geräten.
Können zwei Personen denselben WhatsApp-Chat beantworten?
Ja. Im CRM sehen beide die Unterhaltung am Datensatz; jede gesendete Nachricht trägt den Namen der Person, die sie geschrieben hat, und über interne Notizen mit @-Erwähnungen übergeben sie, ohne dass der Kunde es sieht.
Kann ich verhindern, dass Mitarbeitende fremde Chats sehen?
Ja, in Bitrix24. Stellen Sie den Bereich der Person auf „Nur meine Datensätze“. Dann sieht sie nur Unterhaltungen, für deren Lead, Deal oder Kontakt sie verantwortlich ist, und neue Unterhaltungen ohne Datensatz.
Braucht jede Person eine eigene WhatsApp-Nummer?
Nein. Eine Firmennummer genügt, und Kunden schreiben immer an dieselbe Nummer. Sie können weitere Nummern verbinden, zum Beispiel eine pro Abteilung, und pro Person festlegen, wer welche nutzt.
Gilt der Preis pro Nutzer?
Nein. WASync wird pro verbundener Nummer berechnet: 19 $ pro Monat für eine per QR-Code gekoppelte Nummer und 29 $ pro Monat für eine Nummer der WhatsApp Business API, mit 7 Tagen kostenlosem Test. Nutzer werden nicht gezählt.
Funktioniert das Telefon weiter, nachdem die Nummer verbunden ist?
Ja. Eine per QR-Code gekoppelte Nummer funktioniert weiter in der WhatsApp Business App, und auf dem Telefon geschriebene Nachrichten erscheinen im CRM. Auch eine API-Nummer kann mit Koexistenz in der App bleiben.