WhatsApp mit Bitrix24 verbinden: So geht's

Um WhatsApp mit Bitrix24 zu verbinden, brauchen Sie ein Bitrix24-Konto mit Administratorrechten, eine WhatsApp-Nummer und die App WASync aus dem Bitrix24 Market. Die Einrichtung dauert mit QR-Code etwa fünf Minuten, bei der offiziellen WhatsApp Business API etwa fünf Minuten im Anmeldefenster von Meta.

Bevor Sie beginnen

• Ein Bitrix24-Konto mit Administratorrechten. WASync wird aus dem Bitrix24 Market installiert. Nur ein Administrator kann die App installieren und Verbindungen hinzufügen.
• Eine WhatsApp-Nummer. Halten Sie das Telefon mit dieser Nummer bereit.
• Eine Verbindungsart. Beide Arten können im selben Portal laufen.
  • WAPP (QR-Code), 19 $/Monat. Für eine Nummer, die Sie bereits in WhatsApp oder in der WhatsApp Business App nutzen. Sie wird wie WhatsApp Web gekoppelt, deshalb muss das Telefon in WhatsApp aktiv bleiben.
  • WABA (WhatsApp Business API), 29 $/Monat. Für eine offizielle Meta-Nummer, mit genehmigten Vorlagen und ohne Telefon, das online bleiben muss. Sie brauchen zusätzlich ein Facebook-Konto mit Zugriff auf Ihr Unternehmen.

Die Preise gelten pro Verbindung, in USD, zuzüglich Steuern, wo sie anfallen. Eine neue Verbindung startet mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase, ohne Kreditkarte. Wenn Sie unsicher sind, lesen Sie WhatsApp QR oder Business API.

Schritt 1: WASync aus dem Bitrix24 Market installieren

1. Melden Sie sich als Administrator in Bitrix24 an.
2. Öffnen Sie im linken Menü Market und suchen Sie nach WASync.
3. Klicken Sie auf Installieren und bestätigen Sie die angeforderten Berechtigungen.
4. Öffnen Sie WASync im linken Menü. Die App startet auf der Seite Verbindungen.

Schritt 2 (QR-Weg): Eine vorhandene Nummer per QR-Code koppeln

1. Klicken Sie auf der Seite Verbindungen auf WAPP hinzufügen.
2. Geben Sie der Verbindung einen Namen, zum Beispiel „Vertrieb WhatsApp“.
3. Wählen Sie den Offenen Kanal von Bitrix24, der die Chats erhalten soll, oder legen Sie in derselben Liste einen neuen an.
4. Klicken Sie auf Weiter. Ein QR-Code erscheint.
5. Öffnen Sie auf dem Telefon WhatsApp → Einstellungen → Verknüpfte Geräte → Gerät hinzufügen.
6. Scannen Sie den QR-Code. Der Status wechselt zu Verbunden.

Schritt 2 (API-Weg): Eine offizielle Nummer über Meta verbinden

1. Klicken Sie auf der Seite Verbindungen auf WABA hinzufügen.
2. Prüfen Sie die Liste im Fenster. Sie brauchen eine geschäftliche Telefonnummer, die Metas Bestätigungscode per SMS oder Anruf empfangen kann.
3. Klicken Sie auf Mit Facebook verbinden.
4. Wählen oder erstellen Sie im Fenster von Meta Ihr WhatsApp-Business-Konto und fügen Sie die Nummer hinzu.
5. Schließen Sie das Fenster von Meta, wenn es fertig ist. Die Verbindung erscheint in der Liste, und WASync erstellt und bindet dafür einen Offenen Kanal.

Dasselbe Fenster erklärt, was zu tun ist, wenn die Nummer gerade in WhatsApp oder in der WhatsApp Business App genutzt wird.

Schritt 3: Festlegen, wo die Nachrichten ankommen

1. Der Chat im CRM. Öffnen Sie einen Lead, einen Deal, einen Kontakt oder ein Unternehmen und klicken Sie auf den Tab WASync. Er zeigt die WhatsApp-Unterhaltung mit der Telefonnummer dieses Datensatzes. Eine Einrichtung ist nicht nötig.
2. Ein Offener Kanal. Jede Verbindung ist an einen Offenen Kanal gebunden, deshalb erreichen eingehende Chats auch das Contact Center von Bitrix24. Um den Kanal zu ändern, bearbeiten Sie die Verbindung. Warteschlange, Arbeitszeiten und automatische Antworten stellen Sie im Offenen Kanal selbst ein, in Bitrix24.
3. Zugriff. Legen Sie auf der Seite Mitarbeiter fest, wer welche Nummer nutzen darf.

Schritt 4: Testen

1. Senden Sie von einem anderen Telefon eine WhatsApp-Nachricht an die verbundene Nummer.
2. Prüfen Sie in Bitrix24, ob der Chat im Offenen Kanal ankommt.
3. Öffnen Sie einen Lead, Deal oder Kontakt mit der Telefonnummer des Absenders und klicken Sie auf den Tab WASync. Die Nachricht steht dort.
4. Antworten Sie aus dem Tab. Die Antwort kommt auf dem anderen Telefon an.

Fehlerbehebung

• Die Nachricht steht im Tab WASync, aber nicht im Offenen Kanal. Prüfen Sie die Spalte mit dem Offenen Kanal auf der Seite Verbindungen. Der Kanal muss im Contact Center noch existieren, und der Connector muss aktiv sein. Die ganze Checkliste steht in WhatsApp-Nachrichten fehlen in den Offenen Kanälen.
• Eine QR-Verbindung zeigt Getrennt. WhatsApp meldet verknüpfte Geräte ab, wenn das Telefon lange inaktiv war oder jemand das Gerät entfernt hat. Klicken Sie auf Erneut verbinden und scannen Sie den neuen QR-Code. Verlauf und Lizenz bleiben an der Verbindung.
• Nachrichten gehen nicht mehr raus, der Status ist aber Verbunden. Nutzen Sie Neu starten an der Verbindung. Die Sitzung wird für etwa 20 Sekunden unterbrochen.
• Eine API-Nachricht scheitert nach einem Tag Funkstille. Freie Antworten funktionieren nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden. Danach senden Sie eine genehmigte Vorlage. Siehe Vorlage aus einem Workflow senden.
• Ein einzelner Kunde ist auf einer API-Nummer verstummt. Ein blockierter Kontakt erzeugt keine eingehende Nachricht und keinen Fehler. Prüfen Sie die Liste Blockierte Nutzer dieser Nummer. Details stehen in den Regeln zum Blockieren.
• Der zweite Status zeigt Nicht bereit. Klicken Sie darauf. Er listet vier Prüfungen auf (Sitzung, Lizenz, Ihre Berechtigung, Offener Kanal), jeweils mit einem Link zur Lösung.

Grenzen, die Sie kennen sollten

• QR-Nummern sind für Einzelgespräche gedacht. Sie sind nicht für Massenversand gedacht. WhatsApp kann eine Nummer einschränken, die unerwünschte Nachrichten sendet.
• Bei QR zählt das Telefon. Die Nummer muss in WhatsApp aktiv bleiben, und eine Nummer kann nur eine aktive Verbindung haben.
• Vorlagen bei der API. Außerhalb des 24-Stunden-Fensters können Sie nur von Meta genehmigte Vorlagen senden. Meta berechnet seine Nachrichtengebühren separat. Siehe was die WhatsApp Business API kostet.
• Anrufe. Sie funktionieren nur mit API-Nummern. Eingehende Anrufe sind kostenlos. Ausgehende Anrufe berechnet Meta.
• Dateien. Die Grenze liegt bei etwa 16 MB pro Datei.
• Support. Er läuft ausschließlich schriftlich, über [email protected].

Vergleich mit den eingebauten Optionen von Bitrix24

Bitrix24 hat eigene WhatsApp-Kanäle im Contact Center. Der Bitrix24 Helpdesk beschreibt eine Verbindung über ein Twilio-Konto, verfügbar in kostenpflichtigen Tarifen, bei der Sie innerhalb von 24 Stunden antworten müssen. Er nennt außerdem Edna.io WhatsApp, wofür ein Konto bei edna Pulse nötig ist, und Instant WhatsApp, einen Kanal für das Website-Widget. Alle drei liefern Chats in einen Offenen Kanal. WASync ergänzt zwei Dinge: Es koppelt eine bereits genutzte Nummer per QR-Code, und es zeigt den Chat in einem Tab im Lead und im Deal.

Häufige Fragen

Wie verbinden Sie WhatsApp per QR-Code mit Bitrix24?

Klicken Sie in WASync auf WAPP hinzufügen, benennen Sie die Verbindung und wählen Sie einen Offenen Kanal. Öffnen Sie dann auf dem Telefon WhatsApp → Einstellungen → Verknüpfte Geräte → Gerät hinzufügen und scannen Sie den Code. Der Status wechselt zu Verbunden.

Was ist die offizielle WhatsApp Business API für Bitrix24?

Sie ist Metas eigene Plattform für Unternehmensnachrichten. Eine Nummer dort sendet von Meta genehmigte Vorlagen, kann einen Kunden zuerst anschreiben und hängt nicht von einem Telefon ab. In WASync verbinden Sie sie über die Anmeldung mit Facebook.

Sollte ich QR oder die WhatsApp Business API nutzen?

Nutzen Sie QR, um Kunden über Ihre vorhandene Nummer zu antworten. Nutzen Sie die API, wenn Sie Vorlagen, Nachrichten zum Gesprächsbeginn oder Anrufe brauchen. Beide Arten können im selben Portal laufen.

Ist es sicher, WhatsApp mit Bitrix24 zu verbinden — kann meine Nummer gesperrt werden?

Der QR-Weg nutzt WhatsApps eigene Funktion Verknüpfte Geräte, dieselbe wie WhatsApp Web. WhatsApp kann trotzdem jede Nummer einschränken, die unerwünschte Nachrichten sendet. Die Business API ist Metas offizieller Weg für Unternehmensnachrichten.

Was können Sie tun, sobald WhatsApp mit Bitrix24 verbunden ist?

Ihr Team liest und beantwortet WhatsApp-Chats im Lead, im Deal, im Kontakt und im Unternehmen sowie in den Offenen Kanälen. Es sendet Dateien und Sprachnachrichten. Automatisierungsregeln sind in beiden Tarifen enthalten, ebenso KI-Antworten aus CRM-Daten, mit Ihrem eigenen Schlüssel eines KI-Anbieters.

Was kostet es, WhatsApp mit Bitrix24 zu verbinden?

WAPP (QR) kostet 19 $/Monat und WABA (WhatsApp Business API) 29 $/Monat, pro Verbindung, zuzüglich Steuern, wo sie anfallen. Das API-Add-on für Entwickler kostet 12 $/Monat. Eine neue Verbindung startet mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase.