Anleitung: WhatsApp mit WASync an Bitrix24 anbinden

Diese Anleitung führt Sie durch den gesamten Einrichtungsprozess — von der Installation der WASync-App in Ihrem Bitrix24-Portal bis zum Versand Ihrer ersten WhatsApp-Nachricht aus dem CRM.

Was ist WASync?

WASync verbindet Ihre WhatsApp-Nummer über Open Lines mit dem Bitrix24 CRM. Sobald die Verbindung hergestellt ist, kann Ihr Team:

• WhatsApp-Nachrichten empfangen — direkt in den Bitrix24 Open Lines
• Aus Bitrix24 antworten — die Nachrichten werden an WhatsApp zugestellt
• WhatsApp-Nachrichten aus CRM-Deals senden — über das integrierte Widget
• Nachrichten automatisieren — mit Geschäftsprozess-Robotern (WhatsApp aus Deal-/Lead-Workflows senden)
• Mehrere WhatsApp-Nummern verwalten — aus einem einzigen Bitrix24-Portal

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie über Folgendes verfügen:

1. Ein Bitrix24-Portal (jeder Tarif — Free, Basic, Standard oder Professional)
2. Administratorzugang zu Ihrem Bitrix24-Portal
3. Eine Telefonnummer mit WhatsApp (persönliche App oder WhatsApp Business App)
4. Ein Smartphone mit installiertem WhatsApp (zum Scannen des QR-Codes)

Schritt 1: WASync in Bitrix24 installieren

1. Öffnen Sie Ihr Bitrix24-Portal
2. Gehen Sie zum Markt (Anwendungen)
3. Suchen Sie nach „WASync"
4. Klicken Sie auf Installieren
5. Gewähren Sie die angeforderten Berechtigungen und bestätigen Sie

Nach der Installation erscheint WASync im linken Seitenmenü von Bitrix24.

Schritt 2: Eine WhatsApp-Verbindung erstellen

1. Öffnen Sie WASync über die Bitrix24-Seitenleiste
2. Gehen Sie zur Seite Verbindungen
3. Klicken Sie auf „Verbindung hinzufügen"
4. Geben Sie einen Namen für diese Verbindung ein (z. B. „Vertrieb WhatsApp", „Support-Linie")
5. Wählen Sie die Open Line aus, mit der Sie diese WhatsApp-Nummer verknüpfen möchten
6. Klicken Sie auf Erstellen

Auf dem Bildschirm erscheint ein QR-Code.

Den QR-Code scannen

1. Öffnen Sie WhatsApp auf Ihrem Telefon
2. Gehen Sie zu Einstellungen > Verknüpfte Geräte > Gerät verknüpfen
3. Scannen Sie den in WASync angezeigten QR-Code
4. Warten Sie einige Sekunden — der Status wechselt zu „Verbunden"

Ihre WhatsApp-Nummer ist nun mit Bitrix24 verknüpft!

Tipp: Für jede neue Verbindung erhalten Sie eine 7-tägige kostenlose Testphase. Keine Kreditkarte erforderlich.

Schritt 3: Open Lines konfigurieren

WASync arbeitet über die Bitrix24 Open Lines. Wenn eine WhatsApp-Nachricht eingeht, wird in Ihrem Open-Lines-Kanal eine Konversation erstellt.

Die Verbindung überprüfen

1. Gehen Sie in Bitrix24 zu Kontaktcenter > Open Lines
2. Suchen Sie die Open Line, die Sie bei der Einrichtung der Verbindung ausgewählt haben
3. WASync sollte als verbundener Kanal aufgeführt sein

Open-Line-Einstellungen

In den Einstellungen der Bitrix24 Open Lines können Sie Folgendes konfigurieren:

• Arbeitszeiten — wann Ihr Team verfügbar ist
• Automatische Antworten — Begrüßungsnachrichten, Abwesenheitsnachrichten
• Warteschlange — welche Mitarbeiter eingehende Nachrichten erhalten
• Routing — wie Konversationen unter den Teammitgliedern verteilt werden
• Automatisches Schließen — inaktive Konversationen automatisch schließen

Diese Einstellungen werden in Bitrix24 verwaltet, nicht in WASync.

Schritt 4: Nachrichten senden und empfangen

Nachrichten empfangen

Wenn jemand eine WhatsApp-Nachricht an Ihre verbundene Nummer sendet:

1. Die Nachricht erscheint in den Bitrix24 Open Lines
2. Sie wird einem verfügbaren Teammitglied gemäß Ihren Routing-Regeln zugewiesen
3. Das Teammitglied kann direkt aus Bitrix24 antworten
4. Die Antwort wird an WhatsApp zugestellt

Senden aus CRM-Deals

WASync fügt in jedem CRM-Deal ein WhatsApp-Widget hinzu:

1. Öffnen Sie einen beliebigen Deal in Bitrix24
2. Klicken Sie im Deal auf den WASync-Tab
3. Wenn der Kontakt eine Telefonnummer hat, ermittelt WASync dessen WhatsApp
4. Geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf Senden
5. Sie können auch Dateien anhängen (Bilder, Dokumente, Videos)

Dateien senden

Das Widget unterstützt das gleichzeitige Senden mehrerer Dateien:

• Bilder (JPG, PNG, GIF, WebP)
• Dokumente (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX)
• Audiodateien (MP3, OGG, AAC)
• Videodateien (MP4, MOV)

Klicken Sie einfach auf das Anhang-Symbol, wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus und senden Sie sie.

Schritt 5: Mitarbeiterberechtigungen einrichten

Als Administrator können Sie steuern, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche WhatsApp-Verbindung haben.

1. Öffnen Sie WASync > Seite Mitarbeiter
2. Suchen Sie einen Mitarbeiter nach Name, E-Mail oder Telefonnummer
3. Klicken Sie auf Berechtigungen bearbeiten
4. Wählen Sie aus, welche Verbindungen der Mitarbeiter nutzen darf
5. Speichern Sie

Mitarbeiter ohne Berechtigungen sehen im CRM-Widget eine eingeschränkte Ansicht.

Schritt 6: Mit Robotern automatisieren

WASync registriert einen Roboter „WhatsApp-Nachricht senden", den Sie in Bitrix24-Geschäftsprozessen verwenden können.

Den Roboter zu einem Workflow hinzufügen

1. Gehen Sie zu CRM > Deals > Roboter (Automatisierungsregeln)
2. Klicken Sie auf Roboter hinzufügen
3. Suchen Sie unter WASync nach „WhatsApp-Nachricht senden"
4. Konfigurieren Sie den Roboter:
   • Verbindung: Wählen Sie aus, von welcher WhatsApp-Nummer gesendet werden soll
   • Telefonfeld: Wählen Sie das CRM-Feld, das die Telefonnummer des Empfängers enthält
   • Nachricht: Verfassen Sie den Nachrichtentext (unterstützt CRM-Feldvariablen wie {Kontaktname}, {Deal-Titel})
5. Speichern Sie den Roboter

Der Roboter sendet automatisch WhatsApp-Nachrichten, sobald Deals die konfigurierte Phase erreichen.

Verbindungen verwalten

Verbindungsstatus prüfen

Auf der Seite Verbindungen zeigt jede Verbindung Folgendes an:

• Status: Verbunden, Getrennt oder Verbindung wird hergestellt
• Telefonnummer: Die verbundene WhatsApp-Nummer
• Lizenz: Test, Aktiv oder Partner
• Open Line: Die verknüpfte Bitrix24 Open Line

Eine getrennte Nummer erneut verbinden

Wenn eine Verbindung „Getrennt" anzeigt:

1. Klicken Sie auf der Verbindungskarte auf die Schaltfläche Neu starten
2. Ein neuer QR-Code erscheint
3. Scannen Sie ihn erneut mit Ihrer WhatsApp-App
4. Warten Sie, bis der Status auf „Verbunden" wechselt

Hinweis: WhatsApp kann verknüpfte Geräte nach etwa 14 Tagen Inaktivität auf dem Telefon trennen. Halten Sie WhatsApp auf Ihrem Smartphone aktiv.

Eine Verbindung löschen

1. Klicken Sie auf der Verbindungskarte auf die Schaltfläche Löschen
2. Bestätigen Sie den Löschvorgang
3. Die WhatsApp-Nummer wird getrennt und der Lizenzplatz freigegeben

Lizenzierung

Testphase

Jede neue Verbindung erhält eine 7-tägige kostenlose Testphase mit vollem Funktionsumfang. Keine Kreditkarte erforderlich.

Kostenpflichtige Lizenz

Nach der Testphase können Sie eine Lizenz erwerben, um die Verbindung weiterhin zu nutzen. Lizenzen gelten pro Verbindung und beinhalten:

• Unbegrenzte Nachrichten
• Dateiversand
• CRM-Widget
• Automatisierungsroboter
• Mitarbeiterberechtigungen

Zahlung

Zahlungen werden sicher über Paynet abgewickelt. Wir akzeptieren Visa und Mastercard.

Fehlerbehebung

QR-Code erscheint nicht

• Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut
• Klicken Sie bei der Verbindung auf die Schaltfläche Neu starten
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Browser Pop-ups von Ihrer Bitrix24-Domain zulässt

Nachrichten werden nicht zugestellt

• Prüfen Sie den Verbindungsstatus — er sollte „Verbunden" anzeigen
• Überprüfen Sie, ob die Telefonnummer des Empfängers korrekt ist (mit Ländervorwahl)
• Prüfen Sie, ob die Open Line in Bitrix24 aktiv ist

Status „Getrennt"

• Öffnen Sie WhatsApp auf Ihrem Telefon und stellen Sie sicher, dass es Internetzugang hat
• Gehen Sie zu Einstellungen > Verknüpfte Geräte und prüfen Sie, ob die WASync-Sitzung noch aktiv ist
• Falls nicht, klicken Sie in WASync auf Neu starten und scannen Sie den QR-Code erneut

Widget wird im Deal nicht geladen

• Stellen Sie sicher, dass Sie über Administratorzugang oder entsprechende Berechtigungen verfügen
• Prüfen Sie, ob mindestens eine Verbindung aktiv ist
• Laden Sie die Bitrix24-Seite neu

Brauchen Sie Hilfe?

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen:

• E-Mail: [email protected]
• Kontaktformular: wasync.app/contact
• Antwortzeit: Innerhalb von 24 Stunden an Werktagen